PODZIEL SIĘ

Jak się bronić (3)

W tym odcinku wyjaśniam jak przechowywać dane ewidencyjne, aby można było kontynuować działalność firmy nawet wtedy, gdy urząd zaplombuje nam szafy z dokumentacją księgową, zagarnie nasze twarde dyski i inną newralgiczną dokumentację.

Tajna kancelaria ewidencji działalności

Chroniąc majątek i dokumenty firmy, zapobiegamy jej likwidacji. Bez firmy trudno nam się bronić, tym bardziej, że koszty takie j obrony są gigantyczne.

Przede wszystkim pamiętajmy aby na twardych dyskach naszych komputerów nie było danych dotyczących naszej firmy. W prawidłowo prowadzonym systemie, to nie my, lecz biuro rachunkowe odpowiada za składanie deklaracji podatkowej. Pamiętajmy, aby ta uwaga znalazła się w umowie między naszą firmą a biurem rachunkowym. Pozostałe zapisy z twardych dysków powinny zostać skopiowane na CD, lub innych nośnikach na\danych i przechowane w tajnej kancelarii. Naszym podstawowym obowiązkiem jest w tym przypadku tak strzec dokumentacji i zapisów na dyskach czy dyskietkach, aby bez naszej wiedzy i zgody nie dostały się w ręce kontrolerów lub policji. W tym celu musimy mieć pełną kontrolę nad tym, co tym ludziom udostępniamy. Pamiętamy bowiem, że głównym celem kontroli, czy to skarbowej czy jakiejś innej nie jest poznanie prawdy materialnej, lecz wykrycie „czegoś, czegokolwiek”, słowem, znalezienie haka na nas. Nawet gdyby ten hak okazał się później nic nie znaczącą bzdurą. Zanim to wyjaśnimy, oni otrzymają premie i nagrody, pod czas gdy nasza firma może zostać zmuszona do likwidacji.

Uwaga:

  Właściwie przechowywane i ewidencjonowane dokumenty o działalności firmy są warunkiem bezpiecznego zarządzania firmą.

Dokumentacja działalności firmy nie powinna być przechowywana w całości w jednym miejscu. Na pewno oddzielnie powinna być przechowywana dokumentacja księgowo-finansowa, na podstawie której sporządzane są deklaracje podatkowe. (O tym, co powinna zawierać dokumentacja oficjalna i jak należy ją przechowywać piszę w następnym podrozdziale). Jeżeli firma prowadzi pełną księgowość, oddzielnie powinno się prowadzić kasę firmy.

Dokumentacja i ewidencja zatrudnienia, czy też dokumenty związane z zabezpieczeniem społecznym, też powinny być prowadzona oddzielnie. Oddzielnej lokalizacji wymagają także: dokumentacja działalności firmy tzn. kosztorysy, protokoły, dokumentacje technologiczne, organizacyjne, umowy handlowe, opinie biegłych prawników, rewidentów itp. Ze względu na bezpieczeństwo firmy, powyższa dokumentacja merytoryczna, powinna być przechowywana w poufnym pomieszczeniu, do którego dostęp ma jedynie jej prezes i/lub właściciel firmy. Wskazane jest, aby kancelaria ta była zakonspirowana, to znaczy, by nikt, nawet spośród pracowników firmy, nie wiedział, gdzie się ona znajduje. Zakonspirowanie  kancelarii, w której przechowywane są dokumenty ilustrujące tajemnicę firmy, w tym również tajemnicę handlową – zapobiega wielu przyszłym kłopotom. Z jednej strony, uniemożliwia ono przeciek tajemnicy handlowej do konkurencji, z drugiej zaś  zapobiega ewentualnej dewastacji firmy. Nie muszę chyba wyjaśniać, że zajęcie dokumentacji – czy to uzasadnione, czy nie – prowadzi do unicestwienia firmy.

Nierzadko bowiem, kontrolerzy lub inne władze, z zupełnie błahego powodu, na skutek niekompetencji w sprawach gospodarczych czy nawet przez zwykłą złośliwość „zabezpieczają” dokumentację firmy, utrudniając czy wręcz uniemożliwiając jej dalszą działalność, co z reguły prowadzi do jej upadłości.

Zarząd firmy lub upoważniony przezeń pełnomocnik musi mieć zawsze czas, by – jeśli uzna to za konieczne – dokumentację czy konkretny dokument przechowywany w tajnej, zakonspirowanej kancelarii, kontrolerom udostępnić. Wiele kryzysów firmy ma miejsce wówczas, gdy jest ona znienacka zaskakiwana przez organa ścigania czy urząd skarbowy. Temu zaskoczeniu można zapobiec, chociażby poprzez uniemożliwienie  kontrolerom dostępu do dokumentów, do których nie powinni mieć dostępu. Co więcej, skuteczna obrona w sądowym procesie odwoławczym wymaga dysponowania dokumentami, które są znane tylko nam. Ujawnienie ich przed przystąpieniem do obrony osłabia nasze szanse powodzenia. Posiadając konkretny dokument tylko dla siebie, nie pozwolimy aby aparat finansowy czy organa ścigania miały okazję do sporządzenia jego nieprawidłowej i niezgodnej z prawem interpretacji i przedstawieniu jej chociażby w formie aktu oskarżenia niekompetentnemu czy stronniczemu sędziemu. Posiadając  wyłączny dostęp do konkretnego dokumentu możemy go w razie potrzeby uzupełnić, wyposażyć w opinię biegłego i przedstawić sądowi we właściwym – z naszego punktu widzenia – momencie.

Nie ten winny, kto…niewinny

Proponowane przeze mnie  rozwiązanie w postaci tajnej kancelarii i oddzielnego przechowywanie dokumentacji merytorycznej jest odpowiedzią na patologię istniejącego systemu, gdy organy władzy zabezpieczają lub zajmują dokumenty bez potrzeby, „na wyrost”, a ich jedynym uzasadnieniem jest przywilej udzielony im z tytułu chorych ustaw.

Kodeks karno-skarbowym zobowiązuje nas jedynie do udostępnienia dokumentacji księgowej, związanej z deklaracjami podatkowymi. Nieudostępnienie jej naraża nas na postępowanie karno-skarbowe i wysoką grzywnę sądową, sięgającą nawet kilkudziesięciu tysięcy zł. W postępowaniu karnym nie mamy obowiązku przedstawiać żadnych dokumentów, nawet tych, które chcemy użyć we własnej obronie. Możemy więc śmiało zachować je do ewentualnego okazania dopiero przed sądem.

Radzę więc zabezpieczać istotne dokumenty i informacje związane z naszą działalnością biznesową, nawet wtedy gdy uważamy, że prowadzimy ją całkowicie rzetelnie i prawidłowo.

Nie ten jest bowiem winny, kto popełnił przestępstwo gospodarcze, ale ten komu się je udowodni.

Bardzo istotne jest zabezpieczenie wszelkich notatek i kalendarzy spotkań, również tych znajdujących się w komputerze. Moim zdaniem prowadzenie kalendarza ze szczegółowymi zapisami jest nie tylko zbędne, ale może być też szkodliwe. Jeśli jednak ktoś jest do tego zmuszony, niech go prowadzi tak, by nie dostał się on w niepowołane ręce. Najlepiej jest prowadzić notatki na luźnych kartkach czy na dysku komputera/smartfona i przechowywać je w tajnej kancelarii. Dobrze jest mieć na swój użytek szyfr,  przynajmniej w odniesieniu do liczb. Aparat kontroli, działający – jak pamiętamy – z pozycji siły, nie musi być zorientowany w naszym życiu prywatnym; z kim się spotykamy, co robimy i kiedy – to są nasze sprawy osobiste. Nikt nie może nas zmusić do ich ujawnienia.

Zwracam tu uwagę na konieczność przechowywania dokumentacji merytorycznej, stanowiącej tajemnicę handlową, ściśle wg moich wskazówek.

Uwaga:

Atak na nas lub na naszą firmę może nastąpić znienacka, do tego z najmniej spodziewanej strony. Czasem jego powodem może być bezmyślne, złośliwe pomówienie, innym razem zawiść konkurenta. Akcja urzędów skarbowych bywa niekiedy inicjowana pod wpływem zwykłego przypadku lub nieporozumienia. Jeśli nie zabezpieczymy dokumentacji należycie, możemy się jej łatwo pozbyć.

Przestrzegając moich wskazówek, to my, a nie nasi wrogowie, stajemy się moderatorami własnej obrony lub postępowania odwoławczego. Od blisko 30 lat zajmuję się biznesem. Przeżyłem w tym czasie wiele kontroli skarbowych a także trzy postępowania karne, jednakże jak dotąd nie przegrałem żadnej sprawy ani nie straciłem jakiegoś znacznego majątku[1]. Zawsze bowiem pamiętam o tym, że moi wrogowie z urzędu skarbowego czy organów ścigania, każdy dokument jaki im wpadnie w ręce, wykorzystają na moją niekorzyść. Ponieważ jednak są to ludzie dość przeciętnej inteligencji, a w sprawach gospodarczych, brak im często wiedzy i kompetencji, bez klarownej i niepodważalnej ewidencji nie są w stanie sprawy wygrać. W procesach gospodarczych, dowody w postaci zeznań świadków czy donosicieli mogą być łatwo podważone, zwłaszcza, gdy możemy się w tym celu posłużyć konkretną dokumentacją,  uzupełnioną na  dodatek opinią biegłych.

Zwracam jednak uwagę, że chociaż eksperci, biegli i sami biznesmeni są z reguły bardziej  kompetentni od urzędników zatrudnionych w organach państwowych, bez dowodów w ręku sobie nie poradzą. Zajęcia dokumentacji przez organa skarbowe, to najprostszy sposób na ich zwycięstwo.

Uwaga:

 Pamiętajmy, że o sposobie czy miejscu przechowywania ewidencji, dokumentacji nie wolno nam informować ani radców prawych, ani adwokatów. Ludzie ci, ze względu na specyfikę swojej pracy (na pograniczu dobra i zła) nie zawsze umieją i chcą dotrzymać tajemnicy. I to pomimo, że zmusza ich do tego status ludzi „zaufania publicznego”.

Szczególnie niepożądane jest udzielanie zbyt szczegółowych informacji adwokatom. Nie ujmując niczego ich kwalifikacjom formalno – prawnym, w kwestiach merytorycznych,  zwłaszcza w sprawach gospodarczych ich wiedza nadal pozostawia wiele do życzenia. Z tego względu, w swych działaniach ograniczają się do obrony taktycznej, opierającej się na rutynie i kwestiach „technicznych”.

Mając w ręku atuty w postaci konkretnej dokumentacji możemy nie tylko prowadzić skuteczną obronę, ale i zaatakować naszych prześladowców. Atak jest, jak wiadomo, najlepszą formą obrony. Jeżeli jesteśmy w posiadaniu realnych dowodów, a oskarżenie stawia nam zarzuty oparte na podejrzeniach, fragmentarycznych poszlakach, lub tendencyjnych ustaleniach, łatwo będzie je można zdyskwalifikować, co jest już połową wygranej. Druga połowa, to nasza satysfakcja. I chociaż gorycz porażki i mściwość to uczucia głęboko ludzkie, każde starcie z urzędem, z którego wyszliśmy zwycięsko, poprawia naszą reputację, także w oczach urzędników.

Uwaga:

W trakcie postępowania karnego czy karno-skarbowego musimy liczyć wyłącznie na siebie. Ludzie uwikłani w naszą sprawę równie energicznie, co my, walczą o swój byt. W panice czy ze strachu gotowi są – dla świętego spokoju – poświęcić najgłębsze nawet zasady, w tym także elementarną przyzwoitość. Dlatego polegajmy na zakonspirowanej dokumentacji!

Cdn.

Leszek Szlachcic

[1] W 2015 roku, na dwa lata przed swą śmiercią 4 lipca 2017 roku, Leszek Szlachcic, mężczyzna w wieku 80 lat, został postawiony w stan oskarżenia pod całkowicie dętym pretekstem. Mimo to aparat skarbowy w trakcie tzw. śledztwa zajął na poczet kar i grzywien jego majątek wielomilionowej wartości. Niedługo przed śmiercią zastaw został zwolniony z braku dowodów, a on sam uniewinniony. Nie ulega kwestii, że postępowanie to przyspieszyło śmierć autora powyższych rad.

PODZIEL SIĘ
Poprzedni artykułJak się bronić (2)
Następny artykułZłoto wraca do łask (I)
Uwielbiam podróże, zwiedziłem do tej pory (17 września 2015) 142 kraje, w tym tak egzotyczne, jak: Surinam, obie Gujany, Fiji, Vanuatu, Madagaskar, Malawi, Bhutan. Rwanda, Burundi, Haiti czy Myanmar. W samej Ameryce Łacińskiej, do niedawna moim ulubionym regionie, byłem przynajmniej 70 razy. Myślę, że wreszcie należałoby zacząć te wspomnienia spisywać, tym bardziej, że jest co: 4 Mundiale piłkarskie, wyrok 10 lat więzienia w Peru, spotkanie w cztery oczy z generałem Pinochetem, potem w Chiapas, z subkomendante Marcosem, wyciągałem ludzi z więzień (Panama, Abu Dabi). wspólnik ukradł mi hotel na Karaibach i parę innych historyjek.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here